内容编辑“技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，可以采用竞争性磋商采购方式，先明确需求，后进行综合评分。”《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》中的相关规定让绵阳市采购中心在接手市图书馆的数字图书馆资源建设采购项目委托后，决定试水磋商采购方式。
然而，在明确采购方式后，作为绵阳市第一个“吃螃蟹”的人，如何制定磋商文件成了摆在采购中心项目负责人眼前的现实问题。而最终，经过采购中心相关人员的细心研究和反复商讨，依据法律法规、行业标准及项目特点，该市首个“磋商文件”华丽“诞生”。
明确各方当事人职责范围
按照“标准化流程”，数字图书馆资源建设项目的磋商文件分为竞争性磋商邀请、供应商须知、项目技术及商务要求、附件（响应文件格式）、评分办法、合同主要条款等六章。
在磋商邀请章节，为保证项目资格条件设定合法合规，实现供应商之间的充分竞争，采购中心将政府采购法第二十二条规定的六项内容作为供应商的投标资格之一。同时，根据行业及项目特点，又提出另一资格条件：具有软件企业认定证书。
而在供应商须知、评分办法等章节，采购中心、磋商小组等各方当事人的职责范围一目了然。例如，“磋商、评审工作由绵阳市政府采购中心负责组织”“具体磋商、评审事务由依法组建的磋商小组负责”“采购中心将评审结果通知所有参加磋商的未成交供应商”“磋商小组独立评判，推荐成交候选人，并写出书面报告”等。
将需求描述的主动权交给市场
在上述采购中心项目负责人看来，数字图书馆资源建设项目技术含量高，采购人往往能够提出服务结果和目标，却对服务过程及方式无从着手。采取竞争性磋商方式，让市场主体提出具体需求，是破解这一难题的可循途径。
因此，在制定磋商文件时，依据暂行办法第八条的规定，采购中心仅列出了简单的项目技术要求及商务要求。
其中技术要求部分下设政府公开信息加工、绵阳特色资源集成平台两个子项。
具体为：
1.政府公开信息加工：17000条
1）数据查重：在采集数据前，要对拟采集的政府信息进行查重，本项目已建成的资源不再重复收录；
2）数据著录：基于政府公开信息后台管理系统，根据采集列表人工逐条录入政府信息，在信息录入的同时，要根据《政府公开信息元数据著录规则》（含快照）完成信息的编目；
3）数据审校：对完成编目的数据要按照《政府公开信息元数据著录规则》（含快照）进行审校，保证各字段的准确、完整、命名规范，真实反映政府信息原貌；
4）数据发布：数据经审校无误后即可发布，并可在“中国政府公开信息服务平台网站”政府公开信息项目门户网站浏览、检索和集中展示；
5）使用平台：“数字图书馆推广工程”——中国政府公开信息整合服务平台；
6）工程进度：2015年5月30日前完成所有资源的加工提交及验收发布，并向绵阳市图书馆提供备份数据一份；
7）加工数据若验收不合格，免费再次数据著录，直至合格为止。
2.绵阳特色资源集成平台：1套
1）技术指标：平台包括首页设计和后台程序开发，适用于windows平台；
2）设计界面要能体现绵阳历史文化背景，充分考虑绵阳地方文化资源特征，整合包括绵阳政务信息公开、5.12地震文献、绵阳地方特色文献、党教课件、绵阳文化精品剧目、绵阳非物质文化遗产等专题在内的多功能平台，并加载本次加工的所有政务公开信息；
3）平台要求具有自动展示和个性检索，动静结合，界面美观适用；
4）后台管理支持上传文档、图片、视频等多种文件格式，并具有较强扩展功能；
5）域名注册及10年使用费。
商务要求部分则明确，投标供应商需提供拟派项目负责人情况表。同时，中标供应商在合同执行期与维护期内，要负责对采集站点进行监控、对功能模块进行免费升级、完善给采购人定制的专用软件等。在合同到期后，应保证1年的质量保证期。
合理限制专家自由裁量权
众所周知，竞争性磋商与竞争性谈判的最大区别在于评标方法的选择。上述项目负责人认为，磋商所使用的综合评分法，一方面因为更追求服务质量，一改以往最低价评标法易引发供应商恶意低价竞争的情形，但另一方面，也容易给评审专家留下过多的可操作空间。为了限制专家的自由裁量权，采购中心在评分标准的设置上狠下苦功。
从该项目的磋商文件第五章可以看到，该项目综合评分的因素包括报价、信息加工及平台功能技术指标等、投标人资信及综合实力等、培训及售后服务、投标文件的规范性等五方面。
具体明细为：
1.报价：40分
投标人有效报价中的最低报价为评标基准价，按照下列公式计算每个投标人的投标价格得分。公式：投标报价得分＝（评标基准价/投标报价）×价格权重×100。
2.信息加工及平台功能技术指标等：43分
1）信息加工服务：15分
根据信息加工服务方案的合理性及保障措施进行综合比较排序，最优者15分，依次递减2分，可并列，本项不得为0。
2）特色资源集成平台总体技术方案：10分
总体技术方案设计合理、技术路线成熟可靠，系统层次划分清晰、合理。优得8-10分；良得4-7分；中得1-3分；差得0分。可并列。
3）平台功能：15分
对平台界面及各功能模块进行综合比较，满足基本要求无负偏离者得基本分10分，综合比较平台设计的全面性、详细性、功能完整性、易操作性、界面美观性等综合比较，最高加5分。有非实质性负偏离者，每项在基本分中扣1分，扣完为止；实质性负偏离为无效标。
4）技术人员情况：3分
项目组成员结构合理，人员分工明确，专业水平高，专业技术较强，有丰富的类似工作经验等,最优者3分，依次递减0.5分，直至该项分值扣完为止。
3.投标人资信、综合实力等：8分
综合比较投标人综合实力、资信等，最优者6分，依次递减1分，可并列。投标人纳税和社保方面能提供材料证明足额缴纳的得1分,投标人具有银行资信证明的得1分，没有证明材料的不得分。
4.培训及售后服务：7分
综合比较培训及售后服务方案，最优者7分，依次递减1分，可并列，本项不得为0。
5.投标文件的规范性：2分
投标文件制作规范，没有细微偏差情形的得2分；有一项细微偏差扣0.5分，直至该项分值扣完为止。
依据上述评分标准，评委会成员应对除价格以外的其他因素进行打分，并将评标情况写成书面报告。由采购人按顺序确定成交供应商，也可以书面授权磋商小组直接确定成交供应商。而按照磋商文件的要求，3家投标供应商轮番进入该项目的磋商程序，中标供应商最终给出的售后服务承诺大大超出了采购人和执行部门的预期。